7 Tipps fĂŒr deine Terminplanung mit Calendly & co.
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7 Tipps fĂŒr deine Terminplanung mit Calendly & co.

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Du kennst das Hin und Her bei der Terminvergabe vermutlich auch: Termine zu vereinbaren und mit deinen Kunden abzustimmen erfordert oft viel zeitintensive Kommunikation.

Was habe ich frĂŒher Emails hin und her geschrieben. “Kannst du dann oder dann?” “Nein.” “Wie sieht‘s an diesem oder jenem Datum aus?” “Geht auch nicht.” Und dann nochmal das selbe Spielchen mit den GegenvorschlĂ€gen. FĂŒrchterlich zeitraubend! đŸ˜Č Kennst du das auch?

Heute nutze ich dafĂŒr ein Terminvergabetool 🗓.. In dem habe ich eingestellt, wann ich fĂŒr Termine zur VerfĂŒgung stehe und meine Kund:innen suchen sich einfach einen passenden Termin aus. Alleine die Mails zur Abstimmung, die ich jetzt nicht mehr schreiben muss, summieren sich ĂŒber das Jahr zu einer ordentlichen Zeitersparnis .

Terminplanungstools sind eigens dazu entwickelt worden, dir die Abstimmung fĂŒr Termine wie Workshops, Abnahme- oder ErstgesprĂ€che oder Beratungs- und Coachingsitzungen zu vereinfachen. Am besten eignen sie sich fĂŒr dich, wenn du regelmĂ€ĂŸig Termine mit deinen Kund:innen vereinbaren musst.

Das können Erst- bzw. KennenlerngesprĂ€che sein, Kick-off-Workshops oder ProjektabschlussgesprĂ€che – was auch immer du anbietest. Es ist dabei egal, ob die Termine online, per Telefon oder vor Ort stattfinden, Terminvergabetools erleichtern dir den Buchungsvorgang.

Wie funktioniert das genau?

Das Vorgehen ist recht einfach. Du verknĂŒpfst das Terminvergabetool deiner Wahl mit deinem Kalender. Damit vermeidest du, dass Kund:innen und Interessent:innen einen Termin buchen, zu dem du nicht verfĂŒgbar bist. (z.B. Google Kalender oder Outlook)

Dann legst du fest, welche Arten von Terminen du anbietest (zum Beispiel ErstgesprĂ€che und Workshops), wie lange die einzelnen Terminarten dauern und wann du fĂŒr Termine verfĂŒgbar bist und wann nicht. Die konkrete Umsetzung weicht zwischen den einzelnen Tools ab, aber bei allen kannst du in irgendeiner Form unterscheiden, dass du zum Beispiel nur Montags von 10 Uhr bis 13 Uhr fĂŒr ErstgesprĂ€che zur VerfĂŒgung stehst und Dienstags bis Donnerstags von 8 bis 18 Uhr fĂŒr Workshops.

Falls du mit deinen Kund:innen Online Meetings durchfĂŒhrst, kann dein Terminvergabetool den Termin automatisch auch als Sitzung in deinem Meeting-Tool, wie z.B. Zoom einrichten. Manche Tools bieten sogar integrierte Videokonferenzen (Meetfox).

Sobald du deine Einstellungen gemacht hast, kannst du deinen Kund:innen einen Link per Mail senden oder den Kalender in deine Website integrieren. Ab sofort können deine Kund:innen sich den jeweils passenden Termin aussuchen – ohne Abstimmungsstress.

Und da du vorher eingestellt hast, wann du fĂŒr Termine zur VerfĂŒgung stehst, gibt es keine Terminkonflikte und du kannst dich auch nicht zu Terminen hinreißen lassen, die dir eigentlich nicht so richtig passen. Euer Termin wird dann in die Kalender der Beteiligten eingetragen und sowohl du als auch deine Kund:innen werden rechtzeitig erinnert, zum Beispiel per Mail oder auch SMS.

Tipps, Tricks und Anwendungsideen

Und hier sind sieben hilfreiche Funktionen und Anwendungsideen, die dir das Leben als SelbststÀndige bzw. Dienstleister:in bei der Terminvereinbarung leichter machen:

  1. Lege fest, wie viele Termine du pro Terminart an einem Tag maximal annimmst. So kannst du deine Auslastung gezielt steuern und lÀufst nicht Gefahr, zu viele Termine an einem Tag zu planen.
  2. Halte einen oder mehrere ganze oder halbe Tage frei, an denen Kund:innen und Interessent:innen keine Termine buchen können. So hast du genug Zeit-Slots, in denen du nicht mit Terminen abgelenkt werden kannst.
  3. Frage wichtige Informationen noch vor einem Termin ĂŒber integrierte Formulare ab. So reduzierst du deine Zeit fĂŒr die GesprĂ€chsvorbereitung und im Falle von KennenlerngesprĂ€chen kannst du sicherstellen, dass du weniger Spaßbucher hast, die nicht zum Termin erscheinen.
  4. Definiere, mit wie viel Vorlauf ein Termin gebucht werden kann und vermeide damit kurzfristige Änderungen in deinem Kalender. Bei ErstgesprĂ€chen z.B. 4 Stunden, bei Beratungsworkshops 2 Tage etc.
  5. Plane Termine mit mehreren Teilnehmern, wie Workshops oder virtuelle Coworkings. Die Teilnehmer können sich dabei von dir festgelegte Zeiten auswÀhlen.
  6. Plane einen Puffer zwischen Terminen, so dass du immer genug Zeit fĂŒr Nachbereitung und Vorbereitung hast.
  7. Zeige deine VerfĂŒgbarkeit direkt auf deiner Website an mit einem integrierten Kalender. Damit sparen sich deine Intereseent:innen

Software und Tools

FĂŒr die Terminvergabe gibt es viele Anbieter, am bekanntesten ist vermutlich calendly. Aber auch youcanbookme und das österreichische Meetfox bieten einen ordentlichen Funtkionsumfang.

Calendly

Calendly ist wohl das bekannteste Tool zur Terminvereinbarung und bietet einen großen Funktionsumfang und hat von Haus aus viele Integrationen, zum Beispiel mit Zoom , oder Automatisierungssoftware wie Zapier. Calendly lĂ€sst sich an deinen Google Kalender, Outlook, Office 365 oder iCloud anbinden.

Calendly gibt es in einer kostenlosen Variante, in der du eine Terminart umsonst nutzen kannst. Wenn du zum Beispiel nur ErstgesprĂ€che vereinbaren möchtest, ist die kostenfreie Version möglicherweise ausreichend fĂŒr dich.

In den Premiumversionen stehen dir neben mehr Terminarten weitere Funktionen wie Workflows zur VerfĂŒgung.

Youcanbookme

Youcanbookme ist der zweite große bzw. bekannte Name unter den Terminvergabetools und startet bei $ 10,- im Monat pro Kalender.

Meetfox

Meetfox sitzen in Österreich und bieten zusĂ€tzlich zu den Terminbuchungsfunktionen die Möglichkeit, integrierte VideogesprĂ€che und Chats direkt im Browser zu fĂŒhren.

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