7 Tipps für deine Terminplanung mit Calendly & co.
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7 Tipps für deine Terminplanung mit Calendly & co.

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Du kennst das Hin und Her bei der Terminvergabe vermutlich auch: Termine zu vereinbaren und mit deinen Kunden abzustimmen erfordert oft viel zeitintensive Kommunikation.

Was habe ich früher Emails hin und her geschrieben. “Kannst du dann oder dann?” “Nein.” “Wie sieht‘s an diesem oder jenem Datum aus?” “Geht auch nicht.” Und dann nochmal das selbe Spielchen mit den Gegenvorschlägen. Fürchterlich zeitraubend! 😲 Kennst du das auch?

Heute nutze ich dafür ein Terminvergabetool 🗓.. In dem habe ich eingestellt, wann ich für Termine zur Verfügung stehe und meine Kund:innen suchen sich einfach einen passenden Termin aus. Alleine die Mails zur Abstimmung, die ich jetzt nicht mehr schreiben muss, summieren sich über das Jahr zu einer ordentlichen Zeitersparnis .

Terminplanungstools sind eigens dazu entwickelt worden, dir die Abstimmung für Termine wie Workshops, Abnahme- oder Erstgespräche oder Beratungs- und Coachingsitzungen zu vereinfachen. Am besten eignen sie sich für dich, wenn du regelmäßig Termine mit deinen Kund:innen vereinbaren musst.

Das können Erst- bzw. Kennenlerngespräche sein, Kick-off-Workshops oder Projektabschlussgespräche – was auch immer du anbietest. Es ist dabei egal, ob die Termine online, per Telefon oder vor Ort stattfinden, Terminvergabetools erleichtern dir den Buchungsvorgang.

Wie funktioniert das genau?

Das Vorgehen ist recht einfach. Du verknüpfst das Terminvergabetool deiner Wahl mit deinem Kalender. Damit vermeidest du, dass Kund:innen und Interessent:innen einen Termin buchen, zu dem du nicht verfügbar bist. (z.B. Google Kalender oder Outlook)

Dann legst du fest, welche Arten von Terminen du anbietest (zum Beispiel Erstgespräche und Workshops), wie lange die einzelnen Terminarten dauern und wann du für Termine verfügbar bist und wann nicht. Die konkrete Umsetzung weicht zwischen den einzelnen Tools ab, aber bei allen kannst du in irgendeiner Form unterscheiden, dass du zum Beispiel nur Montags von 10 Uhr bis 13 Uhr für Erstgespräche zur Verfügung stehst und Dienstags bis Donnerstags von 8 bis 18 Uhr für Workshops.

Falls du mit deinen Kund:innen Online Meetings durchführst, kann dein Terminvergabetool den Termin automatisch auch als Sitzung in deinem Meeting-Tool, wie z.B. Zoom einrichten. Manche Tools bieten sogar integrierte Videokonferenzen (Meetfox).

Sobald du deine Einstellungen gemacht hast, kannst du deinen Kund:innen einen Link per Mail senden oder den Kalender in deine Website integrieren. Ab sofort können deine Kund:innen sich den jeweils passenden Termin aussuchen – ohne Abstimmungsstress.

Und da du vorher eingestellt hast, wann du für Termine zur Verfügung stehst, gibt es keine Terminkonflikte und du kannst dich auch nicht zu Terminen hinreißen lassen, die dir eigentlich nicht so richtig passen. Euer Termin wird dann in die Kalender der Beteiligten eingetragen und sowohl du als auch deine Kund:innen werden rechtzeitig erinnert, zum Beispiel per Mail oder auch SMS.

Tipps, Tricks und Anwendungsideen

Und hier sind sieben hilfreiche Funktionen und Anwendungsideen, die dir das Leben als Selbstständige bzw. Dienstleister:in bei der Terminvereinbarung leichter machen:

  1. Lege fest, wie viele Termine du pro Terminart an einem Tag maximal annimmst. So kannst du deine Auslastung gezielt steuern und läufst nicht Gefahr, zu viele Termine an einem Tag zu planen.
  2. Halte einen oder mehrere ganze oder halbe Tage frei, an denen Kund:innen und Interessent:innen keine Termine buchen können. So hast du genug Zeit-Slots, in denen du nicht mit Terminen abgelenkt werden kannst.
  3. Frage wichtige Informationen noch vor einem Termin über integrierte Formulare ab. So reduzierst du deine Zeit für die Gesprächsvorbereitung und im Falle von Kennenlerngesprächen kannst du sicherstellen, dass du weniger Spaßbucher hast, die nicht zum Termin erscheinen.
  4. Definiere, mit wie viel Vorlauf ein Termin gebucht werden kann und vermeide damit kurzfristige Änderungen in deinem Kalender. Bei Erstgesprächen z.B. 4 Stunden, bei Beratungsworkshops 2 Tage etc.
  5. Plane Termine mit mehreren Teilnehmern, wie Workshops oder virtuelle Coworkings. Die Teilnehmer können sich dabei von dir festgelegte Zeiten auswählen.
  6. Plane einen Puffer zwischen Terminen, so dass du immer genug Zeit für Nachbereitung und Vorbereitung hast.
  7. Zeige deine Verfügbarkeit direkt auf deiner Website an mit einem integrierten Kalender. Damit sparen sich deine Intereseent:innen

Software und Tools

Für die Terminvergabe gibt es viele Anbieter, am bekanntesten ist vermutlich calendly. Aber auch youcanbookme und das österreichische Meetfox bieten einen ordentlichen Funtkionsumfang.

Calendly

Calendly ist wohl das bekannteste Tool zur Terminvereinbarung und bietet einen großen Funktionsumfang und hat von Haus aus viele Integrationen, zum Beispiel mit Zoom , oder Automatisierungssoftware wie Zapier. Calendly lässt sich an deinen Google Kalender, Outlook, Office 365 oder iCloud anbinden.

Calendly gibt es in einer kostenlosen Variante, in der du eine Terminart umsonst nutzen kannst. Wenn du zum Beispiel nur Erstgespräche vereinbaren möchtest, ist die kostenfreie Version möglicherweise ausreichend für dich.

In den Premiumversionen stehen dir neben mehr Terminarten weitere Funktionen wie Workflows zur Verfügung.

Youcanbookme

Youcanbookme ist der zweite große bzw. bekannte Name unter den Terminvergabetools und startet bei $ 10,- im Monat pro Kalender.

Meetfox

Meetfox sitzen in Österreich und bieten zusätzlich zu den Terminbuchungsfunktionen die Möglichkeit, integrierte Videogespräche und Chats direkt im Browser zu führen.

© 2021 - Katrin Herdle