Workflows? Was ist das und was soll ich damit?
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Workflows? Was ist das und was soll ich damit?

Workflows sind Beschreibungen der einzelnen Schritte deiner Arbeitsabläufe. Sie beschreiben genau, wer (Person oder Software) welchen Arbeitsschritt in welcher Reihenfolge erledigen muss, damit das gewünschte Ergebnis erzielt wird:

  • Was muss erledigt werden?
  • An welcher Stelle (wo in der gesamten Reihenfolge) muss es erledigt werden?
  • Wie muss es erledigt werden?
  • Wer muss es erledigen?

Du kannst dir einen Workflow in etwa vorstellen wie eine Wegbeschreibung: sie bringt dich Schritt für Schritt ans Ziel, ob sie das aber über die schnellste Route macht, ist eine andere Frage.

Jedes Projekt, jede Aufgabe mit mehreren Schritten, die du durchführst, hat einen Workflow. Der einzige Unterschied liegt darin, ob dieser Workflow zufällig entstanden ist, oder ob du ihn gezielt entwickelt hast.

Wie sieht so ein Workflow konkret aus?

Oft werden Workflows in Form von Grafiken wie Flowcharts dargestellt. Die sind dafür wunderbar geeignet, weil man sie leicht erfassen und nachvollziehen kann. Und es ist damit möglich, auch anderen schnell zu erklären, wie deine Abläufe funktionieren.

So eine grafische Darstellung ist auch gut geeignet für visuelle Typen. Digital gibt es dafür spezielle Software, aber du kannst auch mit einem analogen oder digitalen Whiteboard arbeiten oder sogar mit Post-its.

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Anstatt Flowcharts kann man Workflows auch in Form einfacher schriftlicher Listen darstellen, in denen die einzelnen Arbeitsschritte untereinander aufgeschrieben sind.

Hier siehst du einen Ausschnitt aus einem Workflow einer IT-Dienstleisterin, genauer den Teil der Angebotserstellung:

  1. Kunde stellt Projektanfrage – Mail
  2. Ich vereinbare Gesprächstermin mit Kunde – Mail
  3. Ich führe Erstgespräch mit Kunde – Telefonat
  4. Ich schreibe ein Angebot – Word
  5. Kunde nennt Änderungswünsche – Telefonat
  6. Ich passe das Angebot nach Einigung an – Word
  7. Kunde beauftragt das Angebot – Mail

Okay, und was kann jetzt ich damit anfangen?

Mit Workflows gibst du deinen Arbeitsabläufen eine Struktur, die du wie einen Fahrplan benutzen kannst. Im einfachsten Fall kannst du ihn als bequeme Checkliste benutzen und die einzelnen Schritte bei jedem Durchgang nach und nach abhaken.

Richtig spannend wird es aber, wenn du deine Workflows gezielt verbesserst. Du kannst diesen Fahrplan nämlich verändern, vereinfachen und Arbeitsschritte automatisieren oder abgeben.

Wenn du dich mit deinen Arbeitsabläufen auseinandersetzt, ist das Ziel, deinen Workflow so zu gestalten, dass er

  • möglichst leicht umzusetzen ist,
  • möglichst wenig Aufgaben enthält, die du “von Hand” machen musst und dass sich
  • möglichst viele Arbeitsschritte mit Software automatisieren oder an virtuelle Assistenten oder andere Dienstleister abgeben lassen.

Und das bringt dir eine ganze Menge Vorteile:

Zeitersparnis

Je stärker dein Workflow automatisiert und je besser er auf deine Anforderungen zugeschnitten ist, desto weniger musst du dich um Fleißarbeit kümmern. Das heißt, du hast mehr Zeit für deine Kunden, für deine schöpferische Arbeit und deine Strategie.

Höhere Qualität

Dadurch, dass deine Workflows immer wieder gleich ablaufen und du jederzeit weißt, was dein nächster Schritt ist, steigerst du auch die Qualität deiner Arbeit.

Mehr Umsatz

Wenn du durch deinen verbesserten Workflow Zeit sparst, kannst du diese für dein Marketing und zusätzliche Projekte nutzen. Bei nur einer Stunde pro Kunde und 40 Kunden im Jahr ist das schon eine ganze Arbeitswoche. Und eine höhere Qualität rechtfertigt auch höhere Preise.

Mehr Spaß

Bei allen “harten Vorteilen”: Weniger Fleißarbeit und Routineaufgaben sollen dir die Zeit freischaufeln, so dass du dich auf deine kreativen Aufgaben und die Tätigkeiten konzentrieren kannst, die dir Spaß machen und in denen du aufgehst.

Der Aufwand lohnt sich also! ☺️

© 2021 - Katrin Herdle