Workflows? Was ist das und was soll ich damit?
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Workflows? Was ist das und was soll ich damit?

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Workflows sind Beschreibungen der einzelnen Schritte deiner ArbeitsablĂ€ufe. Sie beschreiben genau, wer (Person oder Software) welchen Arbeitsschritt in welcher Reihenfolge erledigen muss, damit das gewĂŒnschte Ergebnis erzielt wird:

  • Was muss erledigt werden?
  • An welcher Stelle (wo in der gesamten Reihenfolge) muss es erledigt werden?
  • Wie muss es erledigt werden?
  • Wer muss es erledigen?

Du kannst dir einen Workflow in etwa vorstellen wie eine Wegbeschreibung: sie bringt dich Schritt fĂŒr Schritt ans Ziel, ob sie das aber ĂŒber die schnellste Route macht, ist eine andere Frage.

Jedes Projekt, jede Aufgabe mit mehreren Schritten, die du durchfĂŒhrst, hat einen Workflow. Der einzige Unterschied liegt darin, ob dieser Workflow zufĂ€llig entstanden ist, oder ob du ihn gezielt entwickelt hast.

Wie sieht so ein Workflow konkret aus?

Oft werden Workflows in Form von Grafiken wie Flowcharts dargestellt. Die sind dafĂŒr wunderbar geeignet, weil man sie leicht erfassen und nachvollziehen kann. Und es ist damit möglich, auch anderen schnell zu erklĂ€ren, wie deine AblĂ€ufe funktionieren.

So eine grafische Darstellung ist auch gut geeignet fĂŒr visuelle Typen. Digital gibt es dafĂŒr spezielle Software, aber du kannst auch mit einem analogen oder digitalen Whiteboard arbeiten oder sogar mit Post-its.

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Anstatt Flowcharts kann man Workflows auch in Form einfacher schriftlicher Listen darstellen, in denen die einzelnen Arbeitsschritte untereinander aufgeschrieben sind.

Hier siehst du einen Ausschnitt aus einem Workflow einer IT-Dienstleisterin, genauer den Teil der Angebotserstellung:

  1. Kunde stellt Projektanfrage – Mail
  2. Ich vereinbare GesprĂ€chstermin mit Kunde – Mail
  3. Ich fĂŒhre ErstgesprĂ€ch mit Kunde – Telefonat
  4. Ich schreibe ein Angebot – Word
  5. Kunde nennt ÄnderungswĂŒnsche – Telefonat
  6. Ich passe das Angebot nach Einigung an – Word
  7. Kunde beauftragt das Angebot – Mail

Okay, und was kann jetzt ich damit anfangen?

Mit Workflows gibst du deinen ArbeitsablÀufen eine Struktur, die du wie einen Fahrplan benutzen kannst. Im einfachsten Fall kannst du ihn als bequeme Checkliste benutzen und die einzelnen Schritte bei jedem Durchgang nach und nach abhaken.

Richtig spannend wird es aber, wenn du deine Workflows gezielt verbesserst. Du kannst diesen Fahrplan nÀmlich verÀndern, vereinfachen und Arbeitsschritte automatisieren oder abgeben.

Wenn du dich mit deinen ArbeitsablÀufen auseinandersetzt, ist das Ziel, deinen Workflow so zu gestalten, dass er

  • möglichst leicht umzusetzen ist,
  • möglichst wenig Aufgaben enthĂ€lt, die du “von Hand” machen musst und dass sich
  • möglichst viele Arbeitsschritte mit Software automatisieren oder an virtuelle Assistenten oder andere Dienstleister abgeben lassen.

Und das bringt dir eine ganze Menge Vorteile:

Zeitersparnis

Je stĂ€rker dein Workflow automatisiert und je besser er auf deine Anforderungen zugeschnitten ist, desto weniger musst du dich um Fleißarbeit kĂŒmmern. Das heißt, du hast mehr Zeit fĂŒr deine Kunden, fĂŒr deine schöpferische Arbeit und deine Strategie.

Höhere QualitÀt

Dadurch, dass deine Workflows immer wieder gleich ablaufen und du jederzeit weißt, was dein nĂ€chster Schritt ist, steigerst du auch die QualitĂ€t deiner Arbeit.

Mehr Umsatz

Wenn du durch deinen verbesserten Workflow Zeit sparst, kannst du diese fĂŒr dein Marketing und zusĂ€tzliche Projekte nutzen. Bei nur einer Stunde pro Kunde und 40 Kunden im Jahr ist das schon eine ganze Arbeitswoche. Und eine höhere QualitĂ€t rechtfertigt auch höhere Preise.

Mehr Spaß

Bei allen “harten Vorteilen”: Weniger Fleißarbeit und Routineaufgaben sollen dir die Zeit freischaufeln, so dass du dich auf deine kreativen Aufgaben und die TĂ€tigkeiten konzentrieren kannst, die dir Spaß machen und in denen du aufgehst.

Der Aufwand lohnt sich also! â˜ș

© 2021 - Katrin Herdle

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