6 (einhalb) Wege, weniger zu arbeiten – Teil 2

Inhalt

Viele Selbstständige sagen mir, sie wollen ihre Produktivität erhöhen, damit sie ihre lange Aufgabenliste innerhalb eines Tages abhaken können. Ganz ehrlich? Als Selbstständige gehen dir die Aufgaben sowieso niemals aus, du musst also selbst entscheiden, wann du fertig bist.

Ich persönlich mag den Begriff Produktivität nicht so gerne. Er erinnert mich an das Industriezeitalter und Fließbandarbeit. Viel zu produzieren, also viel Output zu erzeugen, heißt noch lange nicht, dass die Ergebnisse gut sind. Daher spreche ich lieber von Effizienz.

Option 3: Steigere deine Effizienz

Trotzdem kann es natürlich sinnvoll sein, die eigene Effizienz zu erhöhen. Besonders wenn du wie ich zu den Menschen gehörst, die sich gerne mal von der Arbeit ablenken. Wenn sogar die Hausarbeit attraktiv für mich wird, weiß ich, ich habe meinen Tag nicht gut geplant. 😉

Fokussiere dich

Wie sieht deine Aufgabenliste aus? Überschaubar oder doch ellenlang? Je mehr man zu tun hat, desto eher neigt man zum Multitasking.

Leider hat Multitasking ein paar gravierende Nachteile:

 

  1. Das menschliche Gehirn hat eine Menge Rechenpower, allerdings kannst man die nicht wie bei einem Computer beliebig beliebig stückeln. Schon wenn du an wenigen Aufgaben parallel arbeitest, sinkt deine Effizienz, bzw. steigt die Zeit, die du benötigst, um diese Aufgabe zu erledigen.
  2. Je öfter du zwischen unterschiedlichen Aufgaben wechselst, desto inneffizienter wirst du. Dein Gehirn benötigt jedesmal Zeit, um sich auf die neue Aufgabe einzustellen.
  3. Das Risiko, dass du eine Aufgabe gar nicht beendest, steigt ebenfalls. Dann hast du nach einem langen Arbeitstag auf einmal eine Liste voller angefressener Aufgaben, die alle nicht abgeschlossen sind.
  4. Wenn du über einen längeren Zeitraum versuchst, an mehreren Aufgaben parallel zu arbeiten, verlernt du, den Aufwand dafür richtig einzuschätzen. Du denkst dann, einzelne Aufgaben dauern länger, als es in Wirklichkeit der Fall ist.

 

Anstatt also möglichst viele Aufgaben parallel zu bearbeiten, solltest du dich möglichst fokussieren. 

Nutze die Pomodoro-Technik

Eine super Methode, damit du dich wirklich nur auf eine einzige Aufgabe konzentrierst, ist die Pomodoro-Technik. Das Prinzip ist ganz einfach. Du stellst deinen Wecker auf 25 Minuten und arbeitest dann so lange ausschließlich an einer einzigen Aufgabe, bis der Wecker klingelt. Nach 5 Minuten Pause startest du die nächste Runde. Und nach vier Runden ist eine längere Pause von ca. 20-25 Minuten angesagt.

Damit du nicht abgelenkt bist, schaltest du am besten Facebook, dein E-Mail-Programm etc. aus.

Mit dieser Technik arbeitest du hoch konzentriert und kannst ziemlich viel abarbeiten. Deswegen ist bei mir persönlich meist nach 8 Pomodoro Schluss, bzw. ich mache dann nur noch Aufgaben, die wenig Konzentration erfordern.

Super an der Pomodoro-Technik sind auch die direkt eingebauten Pausen. Idealerweise stehst du dafür auf und verlässt kurz deinen Schreibtisch. Du könntest ein paar Kniebeugen machen, kurz lüften oder die Spülmaschine anschalten. Wichtig ist nur, dass du in dieser Zeit etwas ganz anderes machst. 🙂

 

Übrigens kommt der Name Pomodoro (= Tomate) von den mechanischen Küchentimern. Die gibt es nämlich auch in Tomatenform. 

Gruppiere Aufgaben, die zusammengehören

Aufgaben, die inhaltlich zusammen gehören erledigst du in einem Rutsch, anstatt sie über den Tag oder die Woche zu verteilen. Das hat den Vorteil, dass du weniger Zeit durch hin- und herspringen verlierst.

Wen du bisher zum Beispiel stündlich deine Mails abgefragt hast und sofort auf jede Anfrage regiert, nimmst du dir beim Batching eine halbe Stunde Zeit und beantwortest alle Anfragen gebündelt.

Das selbe könntest du auch mit eingehenden Rechnungen machen und einmal wöchentlich alle eingehenden Rechnungen bezahlen und buchen. Oder du erstellst an einem Nachmittag vier Instagram Posts statt jeden Tag einen zu schreiben.

Genau wie die Pomodoro-Technik hilft dir Batching, dich zu fokussieren. Du kannst beide Methoden auch super miteinander kombinieren.

Mein persönlicher Favorit dreht sich allerdings nicht darum, fokussiert zu sein.

Erst das Vergnügen, dann die Arbeit

Ich bin aufgewachsen mit dem Satz “Erst die Arbeit und dann das Vergnügen”. Davon abgesehen, dass Arbeit auch Spaß machen kann, habe ich festgestellt, dass ich besser arbeite, wenn ich das Sprichwort auf den Kopf stelle. Ich halte es eher mit Mary Poppins: “ein Löffelchen voll Zucker bittre Medizin versüßt” 😉

Anstatt also mit den unangenehmen Aufgaben anzufangen, starte ich mit etwas, worauf ich richtig Lust habe. Dann bin ich bereits im Flow und die weniger schönen Aufgaben erledigen sich leichter. Probier’s ruhig mal aus! 

Was hältst du von meinen Anregungen? Nutzt du andere Tricks, um deine Effizienz zu steigern? Lass es mich wissen!

Weitere 2 (einhalb) Wege, weniger zu arbeiten, findest du in Teil 3 dieser Serie.

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